Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach LkSG

Stand: 09.08.2024

Hinweise zu möglichen menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken sowie Verstößen gegen allgemeine Menschenrechte oder Pflichten zum Umweltschutz nach § 2 Abs. 2 und 3 LkSG in der Erbringung unsere Dienstleistungen sowie durch Zulieferer in unsere Lieferkette können über die Meldestelle zum Beschwerdeverfahren gegeben werden. 

Wir verpflichten uns dazu, Personen, die Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verstöße nach bestem Wissen und Gewissen über die Meldestelle melden, nicht zu benachteiligen, solange kein mutwilliger Missbrauch des Verfahrens erkennbar ist. Mitarbeitende, die nach einer Meldung den Verdacht haben, wegen ebendieser Meldung benachteiligt zu werden, können sich vertrauensvoll an die jeweilige Mitarbeitendenvertretung bzw. den Betriebsrat wenden. 

Die Meldestelle wird über das externe Meldeportal safe!hints bereitgestellt, das von den fachkundigen Mitarbeitenden der Biehn & Professionals GmbH betreut wird. Die Verantwortung für den Kontakt zu den Mitarbeitenden der Biehn & Professionals GmbH sowie die Nachverfolgung der weitergeleiteten anonymisierten Hinweise liegt Birgit Lange und Jens Brinkmeier. 

Eine genaue Erklärung des Prozesses zur Bearbeitung von Meldungen über Safe!hints finden Sie in der nachfolgenden Prozessbeschreibung.

Prozess zur Bearbeitung von Meldungen über Safe!hints

  1. Eine Meldung wird über den öffentlichen Meldebogen abgegeben.
  2. Die hinweisgebende Person erhält individuelle Zugangsdaten zum Meldesystem. 
  3. Das System bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung automatisiert und unmittelbar. 
  4. Die in der Meldestelle tätigen Mitarbeiter der Biehn & Professionals GmbH erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über einen neu eingegangenen Hinweis.
  5. Die Meldestelle prüft ihre Zuständigkeit, d.h. ob nach Art und Inhalt des Hinweises von vorneherein ausgeschlossen ist, dass es sich um einen in § 2 HinSchG genannten Verstoß oder ein in § 8 Abs.1 LkSG genanntes Risko handelt. 
  6. Ist die Zuständigkeit der Meldestelle gegeben, erfolgt eine Stichhaltigkeitsprüfung durch die Meldestelle. Dabei wird der Hinweis selbst bewertet und geprüft, ob sich aus den der Meldestelle vorliegenden Informationen ein Anfangsverdacht auf einen meldefähigen Verstoß ergibt.
  7. Bei Bedarf wird ein Dialog mit der hinweisgebenden Person geführt, um etwaigen Unklarheiten, Lücken und Widersprüchen des Hinweises nachzugehen und die Person um Aufklärung und Ergänzung der gegebenen Informationen zu bitten. 
  8. Die durchgeführten Erwägungen und Ergebnisse werden dokumentiert.
  9. Die vorher festgelegte Ansprechperson im Unternehmen wird per E-Mail über den Eingang einer neuen Meldung informiert. 
  10. Der gemeldete Sachverhalt wird – bereinigt um alle Informationen, die einen Rückschluss auf die hinweisgebende Person zulassen – an die zuständige Ansprechperson zur internen Weiterbearbeitung übermittelt. Je Kritikalität der Meldung wird der Übermittlungsweg durch zusätzliche Maßnahmen abgesichert, bspw. durch Nutzung eines eigens dafür eingerichteten und passwortgeschützten Austauschordners auf dem Nextcloudserver der Biehn & Professionals GmbH.
  11. Der gemeldete Vorfall wird intern untersucht. Werden weitere Informationen von der hinweisgebenden Person benötigt, benachrichtigt die interne Ansprechperson die Meldestelle. Diese kontaktiert die hinweisgebende Person über das Meldetool. 
  12. Innerhalb einer Frist von bis zu drei Monaten ab Eingangsbestätigung teilt die interne Ansprechperson der Meldestelle die ergriffenen Folgemaßnahmen mit und begründet diese entsprechend. 
  13. Der Bearbeiter prüft die Rückmeldung insb. hinsichtlich einer möglichen Verletzung der Persönlichkeitsrechte der gemeldeten oder sonstig beteiligten Personen und platziert die abgestimmte Rückmeldung. 
  14. Nach Abschluss des Vorgangs archiviert der Bearbeiter diesen im System. 
  15. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren (HinSchG) bzw. 7 Jahren (LkSG) erfolgt die Löschung der gesamten Meldung. 
  16. Meldungen, die nicht in die Zuständigkeit der Meldestelle fallen und die personenbezogene Daten enthalten, werden früher gelöscht. Die Löschfrist wird hier einzelfallabhängig durch die Meldestelle festgelegt.